Ny tidsregistreringslov trådte i kraft 1. juli: Her er de juridiske krav, danske virksomheder skal overholde

Den 1. juli 2024 trådte lovændringen om tidsregistrering i kraft i Danmark. Lovændringen, der implementerer dele af EU’s arbejdstidsdirektiv, stiller nye krav til alle danske arbejdsgivere. Men hvad indebærer Lov nr. 89 af 30/01/2024 egentlig i praksis, og hvilke data er virksomhederne forpligtet til at gemme? Her er et overblik over lovgivningen.

Det var en EU-dom (den såkaldte Deutsche Bank-dom), der banede vejen for, at Folketinget måtte ændre i den danske lovgivning. Resultatet blev en ændring af loven om gennemførelse af dele af arbejdstidsdirektivet. Formålet er at sikre lønmodtageres rettigheder i forhold til maksimal arbejdstid og hvileperioder, men for mange virksomheder har implementeringen skabt tvivl om det administrative omfang.

Her gennemgår vi de centrale paragraffer og krav, som virksomheder nu skal efterleve.

Kravet om et ”objektivt, pålideligt og tilgængeligt” system

Kernen i den nye lovgivning findes i § 4 b, stk. 1. Her fremgår det, at arbejdsgiveren skal indføre et arbejdstidsregistreringssystem. Loven specificerer tre nøglekriterier for dette system: Det skal være objektivt, pålideligt og tilgængeligt.

I praksis betyder det, at løse estimater eller en mundtlig aftale om arbejdstid ikke længere er tilstrækkeligt. Systemet skal gøre det muligt at måle den daglige arbejdstid for hver enkelt lønmodtager. Selvom loven er teknologineutral – hvilket betyder, at man i teorien kunne bruge et Excel-ark eller papir – vil kravet om “tilgængelighed” og “pålidelighed” i de fleste moderne virksomheder kræve en digital løsning, især for at sikre at data ikke går tabt eller manipuleres.

Hvad skal registreres og opbevares?

Loven har til formål at dokumentere overholdelse af to primære regler:

1. 48-timers reglen: En medarbejder må i gennemsnit ikke arbejde mere end 48 timer om ugen over en periode på 4 måneder.
2. 11-timers reglen: Medarbejderen har krav på 11 sammenhængende timers hvile inden for hver periode på 24 timer.

For at dokumentere dette, skal virksomheden registrere den samlede daglige arbejdstid. Det er vigtigt at bemærke, at ifølge § 4 b, stk. 3, skal arbejdsgiveren opbevare disse oplysninger i 5 år efter udløbet af den periode, der udgør grundlaget for beregningen. Dette stiller krav til virksomhedens GDPR-compliance og datasikkerhed.

Medarbejderens rettigheder og adgang

En væsentlig tilføjelse i loven er kravet om transparens. Jævnfør § 4 b, stk. 2, skal arbejdsgiveren sørge for, at lønmodtageren kan tilgå egne oplysninger i tidsregistreringssystemet.

Dette er en sikkerhedsventil for medarbejderen, der sikrer, at de løbende kan holde øje med deres optjente timer og eventuelle overtrædelser af hviletidsbestemmelserne. Det betyder også, at systemer, hvor kun en leder har adgang til data, ikke er lovlige.

Undtagelsen: Hvem er “selvtilrettelæggere”?

Loven åbner op for en vigtig undtagelse i § 1, stk. 6. Reglerne om registrering finder ikke anvendelse for såkaldte “selvtilrettelæggere”.

Dette gælder lønmodtagere, hvor arbejdstidens længde ikke måles eller fastsættes på forhånd, eller hvor lønmodtagerne selv kan fastsætte den. Det omfatter typisk personer med ledelsesmæssige funktioner eller medarbejdere, der kan træffe selvstændige beslutninger.

Det er dog afgørende at understrege, at man ikke blot kan aftale sig ud af registreringspligten. Det skal fremgå eksplicit af ansættelseskontrakten, at medarbejderen er undtaget, og de faktiske arbejdsforhold skal afspejle en høj grad af autonomi.

Udfordringer for servicebranchen og mobile medarbejdere

For virksomheder med mobile medarbejdere – eksempelvis inden for rengøring, håndværk eller ejendomsservice – kan kravet om objektiv registrering være særligt udfordrende, da arbejdet ikke foregår på et fast kontor. Her er det ikke nok at registrere “normtid”, hvis den faktiske tid varierer på grund af kørsel eller ad-hoc opgaver.

Arbejdstilsynet har mulighed for at bede om at se registreringerne, hvis der er mistanke om brud på reglerne om hvileperiode eller fridøgn. Derfor er præcision afgørende. Flere aktører i branchen har derfor udviklet specialiserede værktøjer til at håndtere netop denne kompleksitet. Du kan eksempelvis læse en dybdegående guide til lovgivningen for servicevirksomheder hos Property Planner, der uddyber de praktiske løsninger for mobile medarbejdere.

Konklusion

Den nye lovgivning er ikke til at komme udenom. Danske virksomheder skal sikre sig, at de har de nødvendige systemer på plads for at dokumentere arbejdstid, sikre opbevaring i 5 år og give medarbejderne den lovpligtige adgang til egne data. Manglende overholdelse kan i sidste ende blive en sag for Arbejdstilsynet eller fagretlige systemer.