Mange organisationer i pleje og omsorg arbejder stadig med vagtplaner i regneark. Excel er fleksibelt og velkendt, og derfor ofte det naturlige udgangspunkt.
Men efterhånden som kompleksiteten i bemanding stiger, oplever mange, at regneark begynder at skabe udfordringer fremfor overblik.
Det betyder ikke, at Excel er forkert – men at behovet ændrer sig.
Udfordringer med Excel hænger ofte sammen med klassiske fejl i planlægningen. Vi gennemgår flere af dem i artiklen om typiske fejl i vagtplanlægning i pleje og omsorg.
Hvorfor Excel ofte er udgangspunktet
Excel er let tilgængeligt, kræver ingen implementering og kan hurtigt tilpasses lokale behov. Mange ledere har udviklet egne strukturer over tid, som fungerer i daglig drift.
Det gør Excel til et naturligt første skridt i vagtplanlægning.
Når kompleksiteten vokser
Udfordringer opstår typisk, når:
- der er mange medarbejdere
- vagter ændrer sig ofte
- flere personer arbejder i planen samtidig
- kommunikation sker uden for regnearket
- overblik over bemanding bliver vigtigt i realtid
Her kan regneark begynde at skabe usikkerhed omkring, hvilken version der er den aktuelle.
Når bemandingshensyn bliver mere komplekse, bliver overblik afgørende. Vi uddyber det i artiklen om bemanding og vagtplanlægning i plejen.
Versionsproblemer og koordinering
En af de mest almindelige udfordringer er versionsstyring. Når planer deles via mail eller interne systemer, kan der hurtigt opstå flere versioner.
Det øger behovet for manuel koordinering og kan gøre ændringer tidskrævende.
Manglende gennemsigtighed for medarbejdere
I mange tilfælde er det kun planlæggeren, der har fuldt overblik. Medarbejdere får ændringer via beskeder, hvilket kan skabe usikkerhed og ekstra spørgsmål i hverdagen.
Det gør planlægning mere personafhængig.
Overblik over bemanding bliver vanskeligere
Når bemandingsbehov ændrer sig løbende, kan det være svært hurtigt at se:
- hvor der mangler medarbejdere
- hvor belastningen er høj
- hvordan ændringer påvirker resten af planen
Det betyder, at planlægning ofte bliver reaktiv fremfor fremadskuende.
Planlægningsværktøjer påvirker også arbejdsmiljøet i hverdagen. Vi ser nærmere på det i artiklen om arbejdsmiljø og vagtplaner i plejen.
Overgangen til digitale vagtplaner
Mange organisationer vælger derfor gradvist at samle planlægning, ændringer og overblik i digitale løsninger. Formålet er ikke nødvendigvis automatisering, men at reducere manuelle trin og skabe fælles overblik.
Digitale vagtplaner kan gøre det lettere at:
- opdatere vagter ét sted
- give medarbejdere direkte indsigt
- se bemanding samlet
- reducere koordinationsarbejde
Nogle organisationer arbejder eksempelvis med løsninger som Planvagt, når behovet opstår for at samle planlægning og ændringer i én arbejdsgang.
Det handler om modenhed – ikke rigtigt eller forkert
Excel fungerer godt i mange situationer. Udfordringer opstår typisk først, når kompleksitet, ændringer og behov for overblik vokser.
Overgangen til digitale vagtplaner sker derfor ofte gradvist og som et svar på konkrete driftsbehov snarere end et strategisk teknologivalg.
